PENGGUNAAN teknologi, khususnya teknologi informasi, membantu perusahaan berkembang secara pesat, efektif,dan efisien. Teknologi juga memungkinkan perusahaan berjalan lebih strategis.

Namun, penggunakan teknologi komunikasi seperti email, messenger, fax, voice mail, dan teleconference, secara intensif dan terus menerus dapat mengganggu arus keuangan perusahaan, terlebih di tengah krisis global yang tengah melanda banyak negara di dunia.

Memahami hal ini, muncul kemudian produk teknologi yang dinamakan Unified Communication. Teknologi ini mengintegrasikan semua perangkat teknologi di atas. Salah satunya solusi Unified Communications dari Microsoft.

Teknologi ini sendiri tercipta dengan adanya jaringan internet dan voice over internet protocol. Dengan demikian, setiap perangkat dapat berfungsi saling menggantikan. Ketika membuka email, Anda juga dapat memeriksa faksimili, pesan suara, dan panggilan telepon.

Menurut Manajer Produk Microsoft UC Novi Tandjung, penggabungan ini memungkinkan perusahaan mengganti telepon dan pesan suara tradisional dengan teknologi yang mengintegrasikan telepon dengan email kantor, kalendar, dan direktori.

“Dan yang terpenting, penggabungan antara telepon dan email akan meningkatkan produktivitas karyawan, serta mengurangi beban kerja administratif,” ujar Novi.

Dari segi keamanan, UC dilengkapi keamanan ekstra. Setiap percakapan diacak dengan teknik enkripsi, sehingga sekalipun pembicaraan tersadap, rekamannya tidak dapat diputar ulang.

Salah satu fitur UC yang populer adalah Round Table. Melalui fitur ini, Anda dapat melakukan teleconference dengan tarif internet biasa. Dengan adanya fitur ini, biaya akomodasi dan transportasi yang biasanya dianggarkan pada saat pertemuan tingkat regional dapat dihemat.

Studi Forrester di Amerika baru-baru ini terhadap perusahaan-perusahan yang mempekerjakan 4.000 karyawan dalam periode tiga tahun lebih menyatakan, perusahaan yang menggunakan UC berhasil menghemat biaya transportasi sebesar 23 persen, dan biaya telepon sebesar 40 persen.

Selain itu, UC juga dinilai dapat meningkatkan produktivitas karyawan selama 13 menit/karyawan/hari atau setara dengan US$ 20 juta per tahun. Biaya teleconference pun dapat dihemat hingga 40 persen.

Lebih lanjut, dikatakan Forrester, nilai return on investment dapat mencapai 500 persen dalam kurun waktu tiga tahun. Investasi pun dapat kembali hanya dalam dua bulan.

Di Microsoft sendiri, penggunaan UC membuat manajemen berhasil berhemat 5 juta Dollar AS. Angka ini berasal dari pengurangan hardware dan biaya perawatan.

Di Indonesia, Chief Information Officer PT Asuransi Allianz Utama Indonesia Erwin Purwadarma mengatakan, fitur Round Table telah menggantikan rapat-rapat para kepala cabang yang berasal dari enam daerah. Biaya transportasi dan akomodasi, yang sedianya dianggarkan untuk pertemuan yang berlangsung lima kali dalam setahun, telah menutup biaya investasi UC.

“Secara keseluruhan, kami dapat menghemat biaya komunikasi kami. Selain itu, karyawan kami menjadi dapat bekerja di mana saja dan kapan saja,”ujarnya.

Pada dasarnya, melakukan investasi di sektor teknologi turut membantu perusahaan dalam berinovasi. Inovasi sendiri merupakan komponen esensial dalam kesuksesan sebuah perusahaan.